Numastuces - Séparation automatique des documents en numérisation

Séparation automatique des documents en numérisation par le T-Patch

Vous avez plusieurs documents multipages à numériser à chaque jour?

Plusieurs milieux de travail, comme les cliniques médicales, doivent numériser et classer des dizaines, voire des centaines de documents par jour. Comme les documents diffèrent dans leur nombre de pages, il est fréquent de voir les agents administratifs numériser un document à la fois. Mettre le document de 10 pages, et peser sur le bouton. Mettre le document de 5 pages, et peser sur le bouton. Et encore. Et encore. C'est long!

Si vous êtes dans cette situation, je vous invite à utiliser le patch code (ou le T-Patch) pour optimiser votre processus. Le patch code, c'est un outil…

• Simple : un document PDF encadré d'un gros code à barres
• Peu coûteux : on en imprime le nombre requis pour un lot moyen de numérisation - on peut les réutiliser!
• Facile à utiliser : on les insère entre les documents à la préparation
• Intégrer : il fonctionne dans la majorité des logiciels de numérisation, même sous certaines licences gratuites (inclues avec votre numériseur).

À la préparation, on insère un patch code entre chaque document du lot à numériser. On peut ainsi mettre plusieurs documents dans l'alimentateur. Le logiciel divisera automatiquement les PDF, sans conserver l'image du patch code. C'est beaucoup plus rapide que de scanner un document à la fois, ou de parcourir toutes les pages pour en faire la division à l'écran.

Attention! Si vos lots sont principalement composés de documents d'une seule page, éviter le patch code. Il est alors préférable d'utiliser un profil de lot où le logiciel crée automatiquement un document à chaque page (recto et verso).

Le plus simple, c'est d'avoir minimalement deux (2) profils de numérisation :

• un pour numériser des lots de documents d'une page
• un pour numériser des lots de documents multipages, en utilisant les patch codes. 

C'est vraiment plus facile. Et plus vite!

Mr. Conseil